¿Debo instalar una Intranet en mi empresa?

Desde hace unos años, los que nos dedicamos a esto de la informática y sobre todo a los entornos de internet, estamos “cansados” de oir a las compañías que quieren tener una intranet en su empresa, pero lo que pocas veces oímos es qué necesidades quieren cubrir con ella.

Siempre pasa lo mismo: siguen existiendo muchas empresas que quieren disponer del último “juguete” tecnológico que les llega a sus oídos simplemente por estar allí, simplemente por tenerlo, y francamente empieza a cansar un poco.

Hablemos pues un poco de qué entendemos por Intranet y qué aplicaciones la componen. Si hablamos desde el punto de vista tecnológico, una Intranet no es mas que poner la tecnología de Internet, más concretamente la web, dentro de la red “privada” de una empresa; si nos quedamos simplemente en eso, bastaría con la instalación de un servidor web en nuestra red (como por ejemplo el IIS de Microsoft).

Pero como siempre lo más importante y lo complicado es “llenar” de contenido esas Intranets.

Si miramos las Intranets empresariales desde el punto de vista de la utilidad podemos encontrarnos con Intranets que son meros “contenedores” de información (algo más avanzado que las carpetas de red de toda la vida) o con Intranets que permiten al usuario interactuar con la empresa construyendo lo que podríamos llamar un “portal del empleado”.

En cualquier caso la experiencia nos dice que para que una Intranet funcione, es necesario que un departamento de la empresa, que no sea de Sistemas o IT, pilote el proyecto. Lo normal es que este departamento sea Recursos Humanos o Comunicación (en caso de que existiera), es decir un departamento que tenga acceso a la información y el “poder” suficiente como para decidir qué se publica y qué no.

Si nos centramos en los portales del empleado, la arquitectura, como siempre que hablamos de aplicaciones web, debería de ser una arquitectura en capas, en la cual separemos la “capa” web de la capa de las aplicaciones de gestión del negocio y consigamos aislar los datos del empleado del servicio web;  construyamos un portal que sea un interface a la información de la empresa y no el lugar donde resida la “lógica” de la empresa.

Y ¿qué aplicaciones deberíamos de dar a nuestros usuarios internos?, ¿qué les ofrecemos a fin de que sea un lugar atractivo? Pues esto dependerá del tamaño y organización de la empresa más que de la Intranet en sí misma. Deberíamos ofrecerle la posibilidad de realizar de manera electrónica todas aquellas tareas que hoy por hoy realiza sobre papel y los “trámites” que supongan la aceptación o firma de dieferentes personas dentro de la empresa.

Un buen ejemplo es la solicitud de vacaciones, algo que todo el mundo usa, y a todos nos gusta pedir. Un sencillo formulario encadenado a flujos de trabajo de aprobación podrían llegar a sustituir el ciclo “clásico” que tengamos en nuestra empresa. También la presentación de las nóminas es otro ejemplo que muchas empresas muestran en su Intranet sin necesidad de “complicados” desarrollos, ¿hemos pensado el colgarlas en PDF?

Además las Intranets empresariales deben usarse como un elemento “unificador”. Resulta sencillo “colgar” todas aquellas plantillas de documentos para que sean accesibles a todos los trabajadores de la empresa y conseguir así mostrar una imagen unificada en nuestras cartas, faxes, presupuestos…

Y ¿por qué no utilizar en nuestra Intranet aplicaciones estándares como las wikis (para difundir información técnica en la empresa), un blog (que cuente las noticias que pasan dentro de ella) o un foro donde nuestros empleados puedan expresar su opinión?.

Tened en cuenta, como reflexión final, que instalar una Intranet en nuestra empresa no es ya una barrera tecnológica, sino que es una opción a tener en cuenta por la dirección de la empresa y por el departamento de RRHH de la misma; disponer de una Intranet es querer compartir la información y facilitar el acceso a la misma.

Una vez más deja de ser importante el cómo para tomar relevancia el qué y para quién.

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